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スカウトを送っても返信がない。
開封はされているように見えるのに、反応がない。
文面を変えても、思ったように面談につながらない。
ダイレクトリクルーティングを始めた会社で、よく出てくる悩みです。
採用担当としては、時間をかけて候補者を探し、文面を作り、送信しているので、返信がないとかなり消耗します。
ただ、スカウト文面は「丁寧に書けば返信が来る」というものではありません。
むしろ、丁寧すぎて長い。
会社紹介ばかりになっている。
誰にでも送れる内容になっている。
求人票への誘導だけで終わっている。
このような文面は、候補者に読まれても返信されにくいです。
特に中小企業の場合、候補者からすると初めて聞く会社名であることも多いです。だからこそ、スカウト文面では「なぜ自分に届いたのか」「少し話を聞く価値がありそうか」を短い時間で伝える必要があります。
スカウト文面で最初に見るべきこと
スカウト文面を改善するとき、いきなり言葉をきれいにしようとしない方がよいです。
まず見るべきなのは、次の3つです。
誰に送っているか。
なぜその人に送るのか。
相手にとって返信する理由があるか。
この3つが弱いまま、件名や言い回しだけ直しても大きくは変わりません。
ビズリーチの法人向け事例でも、返信率改善に向けて「メッセージ」だけでなく「ターゲット」と「プロセス」を磨き込むことの重要性が紹介されています。文面改善は大切ですが、送る相手と選考導線がズレていると成果につながりにくくなります。
返信率が低い時のターゲット設計は『スカウト採用の返信率が低い原因｜人事責任者が見直すべきターゲット設計』で詳しく解説しています。
返信されにくいスカウト文面のNG例
スカウト文面でよくあるNGは、会社都合が前に出すぎていることです。
たとえば、次のような文面です。
「当社は事業拡大に伴い、営業職を募集しております」
「求人をご覧いただき、ご興味があればご応募ください」
「急募のため、ぜひ一度お話ししたいです」
「貴殿のご経歴を拝見し、魅力を感じました」
悪い文章ではありません。
ただ、候補者からすると、自分に関係がある理由が見えにくいです。
| NGになりやすい文面 | 候補者の受け取り方 |
|---|---|
| 会社紹介が長い | 自分向けの連絡に見えない |
| 急募を強調する | 企業側の都合に見える |
| 抽象的に褒める | 本当に経歴を見たのか分からない |
| 求人URLだけ送る | 自分で読んで判断してと言われた印象 |
| いきなり応募を求める | 転職温度感が低い人には重い |
スカウトの1通目で大切なのは、応募させることではありません。
まずは、話を聞いてみてもよいと思ってもらうことです。
読まれるスカウト文面の基本構成
スカウト文面は、長く書くよりも、読みやすい流れを作ることが大切です。
おすすめは次の構成です。
| 構成 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 候補者に関係する仕事・役割を入れる |
| 冒頭 | なぜ声をかけたかを具体的に書く |
| 募集背景 | 会社都合ではなく、任せたい役割を書く |
| 候補者への接点 | 経験のどこに注目したか書く |
| 面談の提案 | 応募前提ではなく情報交換にする |
| 返信しやすい一文 | 興味の有無だけでも返せる形にする |
たとえば、営業経験者に送るなら、
「これまでの法人営業経験を拝見し、既存顧客への提案力を活かしていただける可能性を感じ、ご連絡しました」
このように、相手の経験と募集ポジションをつなげます。
「営業経験を活かせます」だけでは広すぎます。
「法人営業」「既存顧客」「提案」「顧客深耕」など、どの経験に注目したかを入れると、自分向けの連絡に見えやすくなります。
テンプレートでも冷たく見せない文章の書き方は『応募者対応の文章で会社の印象は変わる｜テンプレートでも冷たく見せない工夫』で詳しく解説しています。
件名は派手さより分かりやすさ
件名で無理に目立とうとすると、かえって怪しく見えることがあります。
「あなたに特別なオファーです」
「社長直下の重要ポジション」
「限定スカウト」
「急成長企業からのご案内」
こうした言葉がすべて悪いわけではありませんが、実態とズレると信頼を落とします。
件名では、次のように仕事の中身が分かる方がよいです。
「法人営業経験を活かせる既存顧客向け提案ポジションのご相談」
「施工管理経験を活かした現場管理職候補のご案内」
「経理経験を活かせる管理部門ポジションについて」
候補者は多くのスカウトを受け取っています。dodaのデータでは、転職成功者が内定までに応募した求人の数は平均31.9社です。候補者は多くの選択肢を比較しているため、スカウトも一目で内容が分かることが大切です。
文面改善で見るべき数字
スカウト文面を改善するときは、返信率だけではなく工程ごとに見ます。
| 指標 | 見ること |
|---|---|
| 開封率 | 件名や送信対象が合っているか |
| 返信率 | 文面や提案内容が刺さっているか |
| 面談設定率 | 返信後の案内がスムーズか |
| 面談実施率 | 日程調整やリマインドが機能しているか |
| 応募移行率 | 面談で志望度を上げられているか |
| 内定率 | ターゲットと要件が合っているか |
返信率だけが上がっても、面談や応募につながらなければ成果とは言えません。
「返信が来たけど、温度感が低い」
「面談したが、求人に興味がない」
「応募意思はあるが、条件が合わない」
この場合は、文面ではなくターゲットや求人票を見直すべきです。
文面以外に成果を左右する採用要件は『ダイレクトリクルーティングで成果が出ない理由｜文面より先に見るべき採用要件』で詳しく解説しています。
「採用戦略・ブランディング」だけでなく、採用活動全体を見直したい場合は 採用強化プロジェクト をご覧ください。
まとめ
スカウト文面の改善で大切なのは、きれいな文章を書くことではありません。
候補者に対して、なぜ声をかけたのか。
どの経験に注目したのか。
話を聞くことで何が分かるのか。
応募前提ではなく、気軽に接点を持てるか。
ここを伝えることです。
スカウト文面は、会社紹介ではなく候補者への提案です。
返信率が低い企業様は、件名や言い回しだけを直す前に、送る相手、求人票、面談導線まで含めて見直してみてください。候補者に「自分宛てだ」と感じてもらえる文面になれば、スカウト採用は少しずつ改善しやすくなります。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当