本記事のテーマに関連するサービスとして、株式会社ネオストナルでは採用支援サービスを提供しています。
「応募者への連絡文面は、いつも同じテンプレートを使っている」
「効率化したいけど、冷たい印象にはしたくない」
「応募後のメールやSMSで何を書けばいいか分からない」
採用活動では、応募者対応の文章が会社の印象を大きく左右します。
企業側にとっては、応募受付メールや面接案内は事務連絡かもしれません。しかし、求職者にとってはその会社との最初のやり取りです。
文章が丁寧で分かりやすければ、「きちんとした会社だな」と感じます。逆に、文章が冷たかったり、分かりにくかったり、必要な情報が不足していたりすると、不安になります。
採用は、求人広告だけでは決まりません。応募後の対応文面も、候補者体験の一部です。
アイデムの2025年7月調査では、応募した企業で選考辞退を検討する対応として「連絡が遅い」42.4％、「従業員の態度が悪い」41.2％、「不適切な発言をされた」34.2％が上位でした（※1）。連絡のスピードや対応の印象が、辞退判断に影響することが分かります。
テンプレートは悪くない
まずお伝えしたいのは、テンプレートを使うこと自体は悪くないということです。
むしろ、応募者対応ではテンプレートを用意した方がよいです。
担当者によって文面が変わらない。
必要な情報の抜け漏れを防げる。
応募後すぐに返信できる。
面接案内が統一される。
対応スピードが上がる。
このようなメリットがあります。
問題は、テンプレートが冷たく見えることです。
「下記日程より選択してください」
「履歴書を持参してください」
「返信をお願いします」
「面接場所は以下です」
情報としては間違っていません。しかし、これだけだと事務的で、歓迎感が伝わりにくくなります。
冷たく見える文面の特徴
応募者対応で冷たく見える文面には、いくつか共通点があります。
応募へのお礼がない。
会社名や担当者名が分かりにくい。
次に何をすればいいか分からない。
命令口調に見える。
面接の目的が分からない。
不明点を聞きにくい。
求職者への配慮がない。
たとえば、以下のような文面です。
「面接希望日を送ってください。履歴書持参でお願いします。」
これでは、最低限の情報しかありません。求職者からすると、少し冷たい印象を受ける可能性があります。
同じ内容でも、少し変えるだけで印象は変わります。
「この度はご応募いただきありがとうございます。ぜひ一度お話しできればと思っております。面接候補日を下記に記載いたしますので、ご都合の良い日程をお知らせください。履歴書は当日ご持参いただけますと幸いです。」
内容はほとんど同じですが、受け取り方は変わります。
応募者対応文面で入れるべき要素
応募者対応の文章には、以下の要素を入れるとよいです。
| 要素 | 目的 |
|---|---|
| 応募へのお礼 | 応募者を歓迎している印象を作る |
| 会社名・担当者名 | 誰からの連絡か分かるようにする |
| 募集職種 | どの応募に対する連絡か分かるようにする |
| 次のアクション | 何を返信すればいいか明確にする |
| 候補日 | 日程調整の負担を減らす |
| 面接情報 | 場所、持ち物、服装、所要時間を伝える |
| 不明点への一言 | 質問しやすい雰囲気を作る |
| 締めの言葉 | 冷たい印象を避ける |
文章は長くしすぎる必要はありません。ただ、必要な情報と温度感の両方が必要です。
応募受付メールの例文
件名：【〇〇株式会社】〇〇職へのご応募ありがとうございます
〇〇様
この度は、弊社の〇〇職へご応募いただきありがとうございます。
採用担当の〇〇です。
ぜひ一度、仕事内容や働き方についてお話しできればと思っております。
面接候補日を下記に記載いたしますので、ご都合の良い日程をお知らせください。
第1候補：〇月〇日 〇時
第2候補：〇月〇日 〇時
第3候補：〇月〇日 〇時
面接時間は30分ほどを予定しています。
当日は仕事内容や勤務条件についても詳しくご説明しますので、不明点があればお気軽にご質問ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
この文面では、応募へのお礼、面接候補日、面接時間、当日の内容、不明点への配慮を入れています。
テンプレートでも、こうした要素を入れるだけで印象は柔らかくなります。
面接前日リマインドの例文
件名：【明日の面接について】〇〇株式会社 採用担当より
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
明日の面接について、改めてご案内いたします。
日時：〇月〇日 〇時
場所：〇〇県〇〇市〇〇
担当：〇〇
持ち物：履歴書、筆記用具
服装：私服で問題ございません
所要時間：約30分
当日は、仕事内容や働き方についても詳しくご説明いたします。
場所が分かりにくい場合や、到着が遅れそうな場合は、下記までご連絡ください。
電話番号：〇〇
明日お会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
面接前日の連絡は、単なるリマインドではありません。求職者の不安を減らす連絡です。
SMSの例文
SMSでは長文にしすぎないことが大切です。
「〇〇株式会社 採用担当です。〇〇職へご応募いただきありがとうございます。面接日程のご相談でご連絡しました。ご都合の良い日時を2〜3候補ご返信いただけますと幸いです。」
SMSでは、会社名、応募職種、連絡目的、次のアクションを入れます。
「折り返しお願いします」だけでは不安に感じられます。何の連絡かを明確にすることが重要です。
合否連絡も会社の印象になる
応募者対応は、面接前だけではありません。
合否連絡も会社の印象になります。
採用しない場合でも、連絡が遅い、雑、何も連絡しないという対応は会社の印象を下げます。将来的に別の職種で応募してくれる可能性もありますし、口コミに影響することもあります。
不採用通知で詳しい理由を伝える必要はありませんが、応募へのお礼と結果連絡は丁寧に行うべきです。
中小企業が文面で意識すべきこと
中小企業では、応募者対応を社長や現場責任者が行うことも多いです。
忙しい中で毎回文章を考えるのは大変です。だからこそ、テンプレートを作っておくべきです。
ただし、テンプレートには以下の一言を入れるとよいです。
「ご応募いただきありがとうございます」
「ぜひ一度お話しできればと思っております」
「当日は仕事内容についても詳しくご説明します」
「不明点があればお気軽にご質問ください」
「お会いできることを楽しみにしております」
このような言葉があるだけで、応募者への印象は変わります。
まとめ
応募者対応の文章で、会社の印象は変わります。
テンプレートを使うことは悪くありません。むしろ、対応スピードや品質を安定させるためには必要です。
ただし、冷たい文面にならないように注意が必要です。
応募へのお礼。
会社名と担当者名。
次にしてほしいこと。
面接候補日。
持ち物や服装。
不明点を聞きやすい一言。
歓迎感のある締め方。
これらを入れることで、応募者は安心して返信しやすくなります。
応募者対応の文面を整えたい、テンプレートを作りたい、面接設定率を上げたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
元求人広告代理店の目線で、応募後対応・連絡文面・候補者体験まで一緒に整理していければと思います。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当