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「応募者に電話しても出ない」
「何度か電話したけど折り返しがない」
「電話に出ない応募者は、もう採用意欲が低いのでしょうか」
採用活動をしていると、応募者が電話に出ないことはよくあります。
企業側としては、電話が一番早いと感じると思います。直接話せば、面接日程もすぐ決められますし、細かい条件も確認できます。
ただ、求職者側から見ると、電話に出られない理由はたくさんあります。
仕事中で出られない。
授業中で出られない。
家事や育児中で出られない。
移動中で出られない。
知らない番号に出たくない。
営業電話や迷惑電話かもしれないと思う。
電話で話すことに抵抗がある。
折り返すタイミングが分からない。
つまり、電話に出ないからといって、すぐに「やる気がない」と判断するのは危険です。
今の採用連絡では、電話だけではなく、SMSやメールも前提に考える必要があります。
電話に出ない応募者が増えている背景
応募者が電話に出ない背景には、生活スタイルや連絡手段の変化があります。
昔は電話で直接話すことが一般的でした。しかし、今はLINE、メール、SMS、アプリ内メッセージなど、テキストでのやり取りが増えています。
特に若い世代では、知らない番号からの電話に抵抗がある人もいます。WSJ日本版が紹介した調査では、仕事の通信手段として電話が生産的だと回答したZ世代は16％にとどまるとされています（※1）。海外調査ではありますが、若い世代ほど電話よりメッセージを好む傾向があることは、採用連絡でも意識すべきです。
求職者にとって、電話は相手の都合で急に時間を取られる連絡手段でもあります。仕事中や授業中に電話が来ても出られません。出られなかった後に、知らない番号へ折り返すのも心理的なハードルがあります。
電話だけで追うと機会損失になる
採用担当者が電話だけで応募者を追っていると、連絡が取れないまま時間が過ぎることがあります。
1回電話する。
出ない。
数時間後にもう一度電話する。
出ない。
翌日にまた電話する。
出ない。
その間に他社からメールやSMSで面接日程が届く。
この流れになると、応募者は他社を優先する可能性があります。
マイナビバイト公式メディアのナレビでも、応募者と連絡を取り続けるための手段としてメール・電話・SMSの比較が取り上げられており、採用活動では複数の連絡手段を組み合わせる重要性が示されています。
電話が悪いわけではありません。問題は、電話だけに頼ることです。
採用連絡は「電話＋SMS＋メール」で考える
応募者対応では、電話、SMS、メールを組み合わせるとよいです。
まず電話をする。出なければ、すぐにSMSを送る。あわせてメールも送る。応募者が返信しやすい手段を選べる状態にする。
たとえば、電話不在時のSMSは以下のような文面です。
「〇〇株式会社 採用担当です。〇〇職へご応募いただきありがとうございます。面接日程のご相談でお電話しました。ご都合の良い日程をSMSまたはメールでご返信いただけますと幸いです。」
このように送れば、応募者は何の電話だったのか分かります。
知らない番号だけが残っている状態よりも、はるかに返信しやすくなります。
電話・SMS・メールの使い分け
連絡手段ごとの特徴を整理すると、以下のようになります。
| 連絡手段 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| 電話 | 直接話せる、日程がすぐ決まる | 出られない人が多い、知らない番号は警戒される |
| SMS | 開封されやすく、短く伝えやすい | 長文には向かない、会社名を明記する必要がある |
| メール | 詳細情報を送れる | 見落とされることがある、件名が重要 |
| 求人媒体内メッセージ | 応募経路と紐づく | 通知に気づかれない場合がある |
大切なのは、どれか一つに絞ることではありません。
応募者が確認しやすい手段を複数用意することです。
SMSで送るべき内容
SMSは短く、分かりやすく送ることが大切です。
会社名。
応募職種。
連絡の目的。
次にしてほしいこと。
返信方法。
担当者名。
この5つを入れると、応募者は安心して返信しやすくなります。
悪い例は、会社名や目的が分からない文面です。
「先ほどお電話しました。折り返しお願いします」
これでは、求職者は不安になります。
良い例は、次のような文面です。
「〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。〇〇職へご応募いただきありがとうございます。面接日程のご相談でご連絡しました。ご都合の良い日時を2〜3候補ご返信いただけますと幸いです。」
このように、誰から何の連絡なのかを明確にすることが大切です。
メールで送るべき内容
メールでは、SMSよりも詳しい情報を送れます。
面接候補日。
面接場所。
持ち物。
服装。
所要時間。
担当者。
緊急連絡先。
当日の流れ。
件名は分かりやすくします。
「【〇〇株式会社】〇〇職の面接日程について」
「【ご応募ありがとうございます】面接候補日のご案内」
「【〇月〇日面接】当日のご案内」
このように、求職者が見落としにくい件名にすることが重要です。
中小企業がやるべき応募者対応
中小企業では、応募者対応に専任の担当者を置けない場合もあります。
その場合は、ルール化することが大切です。
応募が来たら何分以内に確認するか。
電話は何回までかけるか。
電話不在時のSMSはいつ送るか。
メール文面は誰が送るか。
面接候補日はどこから選ぶか。
返信がない場合は何日後に再連絡するか。
これらを決めておけば、対応漏れを減らせます。
採用担当が社長や現場責任者の場合でも、テンプレートと管理表があれば対応品質を安定させることができます。
まとめ
電話に出ない応募者が増えている背景には、働き方や生活スタイル、連絡手段の変化があります。
電話に出ないからといって、すぐに採用意欲が低いとは限りません。
仕事中で出られない。
知らない番号を警戒している。
電話よりテキストの方が返信しやすい。
折り返すタイミングがない。
他社から先に分かりやすい連絡が来ている。
こうした可能性があります。
採用連絡では、電話だけではなく、SMS・メールも前提に考えることが大切です。
応募者と連絡が取れない、電話に出てもらえない、応募後対応を改善したい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
元求人広告代理店の目線で、応募者対応・連絡手段・面接設定まで一緒に整理していければと思います。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当