「採用担当者がいない」
「社長が採用を兼務している」
「現場が忙しくて応募対応まで手が回らない」
中小企業の採用では、こうした悩みがとても多いです。
人事部があり、採用担当者がいる会社ばかりではありません。
むしろ中小企業では、社長や現場責任者、事務担当者が採用を兼務しているケースの方が多いと感じます。
ただ、採用担当者がいないからといって、採用を諦める必要はありません。
大切なのは、採用を属人的にせず、仕組みとして回せる状態にすることです。
この記事では、中小企業に採用担当者がいない時の対策をお伝えします。
中小企業では採用が後回しになりやすい
中小企業では、採用が重要だと分かっていても、日々の業務に追われて後回しになりやすいです。
社長は営業や経営判断で忙しい。
現場責任者は日々の運営で手いっぱい。
事務担当者は経理や総務も兼任している。
採用だけに時間を使える人がいない。
こうした状況では、応募が来てもすぐに対応できないことがあります。
しかし、採用ではスピードが非常に大切です。
応募が来てから社内で確認している間に、求職者が他社へ流れてしまうこともあります。
面接日程の調整に時間がかかるだけで、求職者の温度感が下がることもあります。
採用担当者がいない会社ほど、採用を仕組み化する必要があります。
採用担当者がいない会社ほど、役割分担が大切です
採用担当者がいない会社では、まず誰が何をするのかを決める必要があります。
求人内容を決める人。
応募対応をする人。
面接日程を調整する人。
面接をする人。
合否を決める人。
内定後にフォローする人。
数字を管理する人。
これが曖昧なままだと、応募が来ても対応が遅れます。
採用は、全てを一人で抱える必要はありません。
むしろ、社内で役割を分けた方がスムーズに進むこともあります。
たとえば、求人内容や採用基準は社長と現場責任者が決める。
応募対応と日程調整は事務担当者が行う。
面接は現場責任者が行う。
最終判断は社長が行う。
このように分担するだけでも、採用活動は進めやすくなります。
応募対応の流れを決める
採用担当者がいない会社ほど、応募対応のルールを決めておくべきです。
応募が来たら何時間以内に連絡するのか。
電話で連絡するのか。
メールやSMSも使うのか。
面接候補日はどう提示するのか。
不在時は誰が代わりに対応するのか。
連絡がつながらない場合は何回まで追うのか。
面接前日の確認連絡は誰がするのか。
ここまで決めておくと、応募後の動きが早くなります。
採用では、応募が来てからの初動で結果が変わることがあります。
特にアルバイト・パート採用や若手中途採用では、応募後の連絡が遅れるだけで面接につながらないことがあります。
応募対応は、採用担当者がいなくても仕組み化できます。
面接の型を作る
面接も属人的になりやすい部分です。
面接官によって聞くことが違う。
会社説明の内容が違う。
合否基準が人によって違う。
求職者に伝える魅力が毎回変わる。
面接後の判断が感覚になっている。
このような状態だと、採用の判断がぶれやすくなります。
面接で確認すること。
求職者に伝えること。
合否の判断基準。
入社後に期待すること。
仕事内容の大変な部分。
会社として大切にしていること。
こうした内容を事前に整理しておくことで、面接の質が安定します。
面接の型を作ると言っても、難しい資料を作る必要はありません。
最低限、面接で確認する項目と、会社として必ず伝える項目を決めておくだけでも十分です。
数字を簡単に管理する
採用担当者がいない会社でも、最低限の数字は管理した方がいいです。
応募数。
連絡完了数。
面接設定数。
面接実施数。
内定数。
入社数。
辞退数。
採用単価。
最初はスプレッドシートやExcelで十分です。
数字を残しておくことで、「どこで止まっているのか」が見えるようになります。
応募はあるのに面接につながっていないのか。
面接はしているのに内定が出ていないのか。
内定後に辞退されているのか。
そもそも応募が少ないのか。
数字があるだけで、改善の方向性が見えます。
採用を感覚だけで進めていると、毎回同じ失敗を繰り返してしまうことがあります。
数字を残すことで、採用活動が会社のノウハウとして蓄積されます。
外部の採用支援を使うのも一つの方法です
採用担当者がいない場合、外部の採用支援を活用するのも選択肢です。
ただし、全てを丸投げするのではなく、社内に採用力が残る形が理想だと思っています。
採用ターゲットの整理。
求人原稿の改善。
媒体選定。
応募後対応の流れづくり。
面接設計。
数字管理。
採用活動の振り返り。
こうした土台を整えることで、採用活動が属人化しにくくなります。
外部に任せないと採用できない会社になるのではなく、外部の知見を使いながら社内にもノウハウを残すことが大切です。
採用担当者を採用する前に整えるべきこと
採用担当者がいない会社では、「採用担当者を採れば解決する」と考えることもあります。
もちろん、採用担当者を置くことは有効です。
ただ、採用担当者を採用する前に、会社として採用の考え方を整理しておくことも大切です。
どんな人を採用したいのか。
採用基準は何か。
どの媒体を使うのか。
応募後対応はどうするのか。
面接では何を見極めるのか。
採用担当者にどこまで任せるのか。
ここが曖昧なまま採用担当者を置いても、担当者が一人で悩むことになります。
採用担当者の有無に関わらず、採用活動の土台を作ることが重要です。
まとめ
中小企業に採用担当者がいない場合でも、採用活動は改善できます。
大切なのは、採用を仕組みにすることです。
誰が何をするのか。
応募後はどう対応するのか。
面接では何を確認するのか。
数字をどう管理するのか。
外部支援をどう活用するのか。
ここを整理するだけでも、採用活動はかなり進めやすくなります。
採用担当者がいないから採用できないのではありません。
採用担当者がいない状態でも回る仕組みを作ることが大切です。
採用担当者がいない、採用をどう回せばいいか分からない企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
自社に合った採用の進め方を、一緒に整理していければと思います。