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忙しい方へ｜この記事の結論
この記事でわかること
- 応募後フォローの具体的な流れ
- 面接まで1週間空くことの影響
- 面接確定の連絡で仕事内容を補足する理由
- 「面接」という言葉が重く受け取られるケース
- 辞退理由を残して改善に使う仕組み
求人への応募は来ている。
ところが、面接予約まで進まない。
予約した人も当日来ない。
採用担当者からすると、かなり厄介な状態です。
応募を増やすために広告費を使っているのに、面接前に離脱されれば採用にはつながりません。
特にアルバイト・パートを大量採用するコールセンターでは、「応募数は悪くないのに面接数が足りない」というケースがあります。
この状態になった時、応募者の意欲だけを原因にしない方がいいです。
私は、応募してから面接までの数日間も求人広告の一部だと考えています。
応募した瞬間が一番温度が高い
求職者が求人を見て、
「ここなら働いてみてもいいかな」
と思って応募する。
基本的には、この瞬間が企業に対する興味が一番高い状態です。
ところが連絡が翌日、翌々日になる。
その間に他の求人にも応募する。
先に別企業から連絡が来る。
面接日が決まる。
こちらから連絡した時には、すでに優先順位が落ちています。
応募者からすれば、1社だけに応募して結果を待つ必要はありません。
コールセンターで面接辞退が多いなら、まず応募から初回連絡まで何時間かかっているかを確認してみてください。
応募直後の対応が大切な理由は『求職者の温度感は応募直後が一番高い｜初動対応で採用率が変わる理由』で詳しく解説しています。
電話だけで追いかけていないか
知らない番号から電話がかかってきても出ない人はいます。
そこで、
1回電話する。
出ない。
翌日もう一度電話する。
また出ない。
となり、「応募したのに連絡が取れない人」と判断してしまう。
少しもったいないと思います。
電話に加えて、SMSやメールなど自社で利用できる連絡手段を組み合わせる。
そして、
「○○の求人へご応募いただいた件でご連絡しました」
と用件が分かるようにする。
応募者にとっては、どの企業から電話が来るのか分からない状態だからです。
大量募集では、採用担当者側が連絡しやすい方法ではなく、応募者が返事をしやすい方法を設計した方が歩留まりは改善しやすくなります。
電話に出ない応募者への連絡手段は『電話に出ない応募者が増えている理由｜採用連絡はSMS・メールも前提に考える』で詳しく解説しています。
面接まで1週間空いていないか
応募者と連絡が取れたのに、
「最短で来週水曜日です」
となってしまうケースもあります。
応募から面接まで期間が空けば、その間に他社の選考が進みます。
特に急いで仕事を探している人であれば、「一番早く働けそうな会社」が優先されることもあります。
面接枠を週1日にまとめる会社もありますが、採用数が必要なら見直す価値があります。
15分、30分でも面接できる枠を複数用意する。
オンライン面接が可能なら選択肢を作る。
採用担当者の効率だけでなく、採用までのスピードも考えて面接設計をする必要があります。
応募した後に仕事内容を調べて辞退されている
面接辞退の原因は連絡スピードだけではありません。
応募した時は、
「時給1,400円」
「未経験OK」
「駅徒歩3分」
といった条件に惹かれた。
その後、会社名を検索したり求人を読み直したりして、
「電話営業なのかな」
「ノルマがきつそう」
「クレーム対応が多そう」
と不安になる。
そのまま面接を辞退する。
これは十分考えられます。
つまり、求人原稿で説明不足だった部分が、応募後に面接辞退という形で出ている可能性があります。
面接確定メッセージでも仕事内容を補足する
面接日を送るだけで終わらせる必要はありません。
例えば、
「今回お願いするのは通販商品の注文受付が中心です」
「営業電話をかける仕事ではありません」
「入社後は研修からスタートします」
など、応募者が気にしそうなポイントを短く補足する方法もあります。
特に求人原稿で誤解されやすい職種では有効です。
面接案内は単なる日程通知ではありません。
面接へ来てもらうまでの不安を解消する役割もあります。
「面接」という言葉自体が重くなっていないか
アルバイト採用なのに、
「選考面接を実施いたします。当日は履歴書及び職務経歴書をご持参ください」
という連絡が来る。
これだけで少し構えてしまう人もいます。
もちろん必要な書類があるなら持参してもらうべきです。
ただ、実際には人柄確認や勤務条件のすり合わせが中心なのであれば、
「当日はご希望の働き方や仕事内容について30分ほどお話しします」
など、何をするのか説明しておくと参加しやすくなります。
面接のハードルを不必要に上げていないか、一度応募者目線で文面を見直したいところです。
面接前日に「覚えていますか？」を作る
応募から面接まで数日ある場合、前日の連絡はかなり重要です。
日時。
場所。
建物名。
持ち物。
服装。
担当者。
このあたりをまとめて送ります。
特にコールセンターは、オフィスビルの中に入っていることも多く、
「入口が分からなかった」
「何階なのか分からなかった」
という小さなストレスも発生します。
地図だけではなく、「1階に○○が入っているビルです」など、実際に分かりやすい案内ができるなら加えます。
前日確認は辞退防止だけでなく、会社の対応の丁寧さを見せる機会でもあります。
前日連絡の具体的な案内の作り方は『面接前日の連絡で辞退率は変わる？求職者を安心させる案内の作り方』で詳しく解説しています。
面接辞退率を求人媒体のせいにしない
媒体ごとに応募者の特性が違うことはあります。
ただ、
A媒体から10応募→面接2名。
B媒体から10応募→面接7名。
という結果が出た時も、媒体だけで判断する前に条件をそろえて見る必要があります。
応募後の連絡速度は同じだったか。
曜日や時間帯は同じだったか。
募集職種は同じだったか。
面接までの日数はどうだったか。
ここまで見ないと、正確な比較にはなりません。
採用活動では「応募単価」はよく管理されますが、私は応募から面接への移行率もかなり重要な数字だと思っています。
応募を倍にするより、今ある応募を面接につなげる方が早いケースもあるからです。
辞退理由はできる限り残しておく
面接辞退の連絡が来たら、
「承知しました」
だけで終わらせるのではなく、差し支えない範囲で理由を確認できる仕組みがあると改善に使えます。
他社で決まった。
勤務時間が合わなかった。
仕事内容が想像と違った。
通勤が遠かった。
電話業務への不安が出た。
理由が20件、30件とたまると、求人・面接設定・条件のどこを変えるべきか見えてきます。
一人の辞退理由ですべてを変える必要はありません。
しかし同じ理由が続くなら、そこには改善のヒントがあります。
面接辞退を減らすことも採用活動
コールセンターの採用で人数が足りないと、どうしても「応募をもっと増やそう」という話になります。
求人予算を増やす。
媒体を追加する。
時給を上げる。
もちろん必要な場合もあります。
ただ、すでに応募が入っているのであれば、その前に応募者がどこで消えているのか確認した方がいい。
100応募で20面接しかできていない会社が、200応募に増やしても、同じ歩留まりなら採用担当者の対応量だけが増えていきます。
採用は応募を獲得したところで終わりではありません。
「応募したい」から「実際に会ってみよう」へ気持ちをつなぐところまで設計する。
コールセンターの面接辞退が多い会社には、求人原稿とは別に、この導線を一度全部並べて見てほしいと思います。
「面接・選考プロセス改善（採用CX）」だけでなく、採用活動全体を見直したい場合は 採用強化プロジェクト をご覧ください。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当