中小企業では、採用が重要だと分かっていても、なかなか採用活動に時間を使えないことがあります。
人事担当者が労務や給与計算、入退社手続き、社員対応まで担当している。 経営者が営業や現場対応をしながら採用も見ている。 現場責任者が面接をしているが、採用の進め方は決まっていない。
このような会社は多いのではないでしょうか。
採用は、会社の成長に直結する重要な仕事です。
ただ、中小企業では採用専任者を置く余裕がないことも多く、どうしても後回しになりやすいです。
その結果、人が足りなくなってから求人を出す。 応募が来なければ媒体を変える。 面接が入っても現場任せ。 採用できなければまた求人を出す。
この繰り返しになってしまうことがあります。
採用が後回しになると何が起きるか
採用が後回しになると、まず現場に負担がかかります。
人が足りない状態が続くため、既存社員の残業が増えたり、休日出勤が増えたりします。 その結果、既存社員の不満が増え、退職につながることもあります。
採用がうまくいかないことで、さらに人が辞める。 人が辞めるから、また急いで採用する。 急いで採用するから、採用基準が曖昧になる。 入社後にミスマッチが起きる。
この流れは非常に危険です。
採用は「人が辞めたら始めるもの」ではなく、本来は事業計画や現場状況に合わせて前もって準備しておくものです。
しかし、人事担当者がいない会社では、そこまで手が回らないことが多いです。
採用担当者がいない会社に多い課題
採用担当者がいない会社では、採用活動が属人的になりやすいです。
例えば、求人原稿を誰が作るのか決まっていない。 応募が来た時に誰が連絡するのか決まっていない。 面接候補日がすぐ出せない。 面接で何を聞くか決まっていない。 合否判断の基準が人によって違う。 内定後のフォローがない。
このような状態だと、せっかく応募が来ても採用につながりにくくなります。
特に最近は、応募者側も複数の求人に応募しています。 連絡が遅い、日程調整が遅い、面接で魅力が伝わらないとなると、他社に流れてしまいます。
採用は、求人を出すだけでは終わりません。
応募が来た後の対応まで含めて、採用活動です。
中小企業に採用支援が必要な理由
中小企業に採用支援が必要な理由は、採用の専門性と実務量の両方が必要だからです。
求人媒体を選ぶだけでも、職種や雇用形態によって向き不向きがあります。
アルバイトなのか、正社員なのか。 学生を採りたいのか、主婦層を採りたいのか、フリーターを採りたいのか。 未経験者を採るのか、経験者を採るのか。 都市部なのか、郊外なのか。
この条件によって、使うべき媒体や原稿の見せ方は変わります。
さらに、求人原稿も重要です。
仕事内容が分かりにくい。 給与や勤務時間だけが書かれている。 働くイメージが湧かない。 不安を解消する情報がない。 会社の魅力が伝わっていない。
このような求人は、表示されても応募につながりにくいです。
採用支援では、こうした媒体選定、原稿改善、応募後対応、面接改善までを整理できます。
採用支援は丸投げではなく、社内に仕組みを残すことが大切
採用支援というと、「全部外注する」というイメージを持たれることがあります。
もちろん、応募者対応や日程調整など、一部の実務を外部に依頼することはできます。
ただ、中小企業にとって本当に大切なのは、社内に採用の仕組みを残すことです。
例えば、
どの職種をいつまでに何名採用するのか。 どんな人を採用したいのか。 求人原稿には何を書くのか。 応募が来たら何分以内に連絡するのか。 面接では何を確認するのか。 誰が合否判断をするのか。 辞退理由をどう記録するのか。
このようなルールを整理しておけば、採用活動が安定しやすくなります。
外部に任せるだけではなく、自社でも採用を改善できる状態を作ることが重要です。
経営者が見るべき採用の数字
中小企業の経営者様には、採用活動を感覚ではなく数字で見ていただきたいです。
求人広告費をいくら使ったか。 応募が何件あったか。 面接設定が何件できたか。 面接実施が何件あったか。 内定が何件出たか。 入社が何名あったか。 何名が定着しているか。
この数字を見ると、採用のどこに問題があるかが分かります。
応募が少ないなら、媒体や原稿の問題かもしれません。 面接設定率が低いなら、応募後対応の問題かもしれません。 内定承諾率が低いなら、条件や魅力付けの問題かもしれません。 早期退職が多いなら、採用時の説明や入社後フォローの問題かもしれません。
数字を見ずに「採用がうまくいかない」と考えても、改善策は見えにくいです。
まずは採用業務を分解する
採用担当者がいない会社は、いきなり大きな採用戦略を作るよりも、まず採用業務を分解することをおすすめします。
求人を出す前に、募集職種と採用人数を決める。 ターゲットを決める。 求人原稿を作る。 媒体を選ぶ。 応募者に連絡する担当を決める。 面接候補日を先に確保しておく。 面接で聞く内容を決める。 合否連絡の期限を決める。 入社までのフォローを決める。
これだけでも採用活動はかなり整理されます。
採用がうまくいっていない会社ほど、実は難しい施策よりも、基本的な流れが整っていないことが多いです。
まとめ
中小企業に採用支援が必要な理由は、採用活動が会社の成長に直結するにもかかわらず、社内だけでは十分に時間や専門性を確保しにくいからです。
採用担当者がいない。 人事が労務や給与計算と兼務している。 経営者が採用まで見ている。 現場任せになっている。
このような状態では、採用活動が後回しになりやすく、結果的に現場の負担や退職につながることもあります。
大切なのは、採用を一時的な求人掲載で終わらせないことです。
募集計画、求人原稿、媒体選定、応募後対応、面接、内定後フォローまでを整理し、社内で回る仕組みにしていく必要があります。
株式会社ネオストナルでは、中小企業の採用活動を、現場で実行できる形に落とし込む支援を行っています。
「採用担当者がいないから何から始めればいいか分からない」 「人事が忙しくて採用まで手が回らない」 「求人広告を出しても採用できない」
このような場合は、まず現在の採用フローを一緒に整理するところから始めるのが良いと思います。