「人が足りないので、すぐ求人を出したい」
「とりあえず求人広告に掲載したい」
「まずは応募を集めたい」
採用のご相談をいただく中で、こうしたお話をいただくことがあります。
もちろん、人が足りない状況では、早く求人を出したい気持ちはよく分かります。現場が回らない、既存社員に負担がかかっている、退職予定者の後任を急いで探したいなど、採用を急がなければいけない場面は多くあります。
ただ、求人広告を出す前に決めておくべきことがあります。
それが採用計画です。
採用計画がないまま求人広告を出すと、求人原稿の内容も、媒体選定も、面接基準もぶれやすくなります。結果として、応募は来ても採用につながらない、採用してもミスマッチが起きる、現場が求めていた人材と違う、ということが起こりやすくなります。
私は求人広告や採用支援に携わる中で、採用がうまくいかない会社ほど、求人を出す前の整理が不足していると感じることが多くありました。
この記事では、求人広告を出す前に決めるべき採用計画についてお伝えします。
採用計画とは何か
採用計画とは、一言でいえば「いつまでに、どんな人を、何人採用するのか」を整理することです。
難しく考える必要はありません。大企業のように細かい人員計画書を作る必要もありません。中小企業の場合は、まず実際に採用活動を進めるために必要な項目を整理するだけでも十分です。
たとえば、以下のような内容です。
どの職種を採用するのか。
何人必要なのか。
いつまでに入社してほしいのか。
欠員補充なのか、増員なのか。
未経験でもいいのか、経験者が必要なのか。
正社員なのか、アルバイト・パートなのか。
採用予算はいくら使えるのか。
どの媒体に求人を出すのか。
応募後は誰が対応するのか。
面接は誰が担当するのか。
最終判断は誰が行うのか。
こうしたことを事前に決めるだけでも、採用活動はかなり進めやすくなります。
求人広告は、出せば終わりではありません。求人を出した後には、応募対応、日程調整、面接、合否連絡、内定後フォロー、入社準備があります。そこまで含めて考えておかないと、せっかく応募が来ても採用につながらないことがあります。
採用計画がないと求人原稿がぼやけます
採用計画がないまま求人を作ると、原稿がぼやけます。
「未経験歓迎」と書いているけど、本音では経験者がほしい。
「人物重視」と書いているけど、現場ではスキルを求めている。
「急募」と書いているけど、面接日程がなかなか組めない。
「正社員募集」と書いているけど、実際には即戦力でないと教育できない。
「誰でも歓迎」と書いているけど、勤務条件に合わない人は採用できない。
こうしたズレがあると、求職者とのミスマッチが起きやすくなります。
求人原稿は、採用計画があって初めて具体的になります。
たとえば、未経験者を採用したいのであれば、原稿には「未経験でも始められる理由」を書く必要があります。研修内容、最初に任せる仕事、先輩のサポート体制、どのくらいで一人立ちできるのかなどを伝えるべきです。
一方で、経験者を採用したいのであれば、仕事内容の詳細、任せたい範囲、評価制度、給与の上がり方、裁量、キャリアの見え方を伝える必要があります。
採用ターゲットが違えば、求人原稿で伝えるべき内容も変わります。
社内で採用基準を合わせることが大切です
中小企業では、社長、現場責任者、事務担当者など、複数の人が採用に関わることがあります。
この時に、採用したい人のイメージがズレていると、選考がうまく進みません。
社長は若手を育てたい。
現場は即戦力がほしい。
事務担当者は応募対応だけ任されている。
面接官は人柄を重視している。
現場は経験やスキルを重視している。
こうなると、求人原稿も面接も一貫性がなくなります。
求職者から見ても、求人に書いてある内容と面接で言われる内容が違うと不安になります。求人では「未経験歓迎」と書いてあったのに、面接では経験不足を指摘される。求人では「丁寧に教えます」と書いてあったのに、実際には即戦力を求められる。このようなズレは、面接辞退や内定辞退にもつながります。
採用計画を作ることで、社内の目線を合わせることができます。
誰を採るのか。
何を重視するのか。
どこまで経験を求めるのか。
入社後にどこまで教育できるのか。
絶対に必要な条件と、あれば良い条件は何か。
ここを整理するだけでも、採用の判断はしやすくなります。
数字は逆算して考える
採用計画では、数字を逆算して考えることが大切です。
1名採用したい場合、何名の応募が必要なのか。
何名と面接する必要があるのか。
何名に内定を出す必要があるのか。
どのくらいの期間が必要なのか。
広告費はいくら必要なのか。
こうした数字を事前に考えることで、場当たり的な採用になりにくくなります。
たとえば、1名採用するために10名の応募が必要な職種もあれば、3名の応募で1名採用できる職種もあります。逆に、専門職や採用難易度の高い職種では、20名応募が来ても採用につながらないこともあります。
大切なのは、自社の過去の数字を見ることです。
前回の求人では、何件応募が来たのか。
そのうち何名と連絡が取れたのか。
何名と面接できたのか。
何名に内定を出したのか。
何名が入社したのか。
どの段階で辞退が多かったのか。
この数字を見れば、今回どのくらいの応募数が必要なのか、どこを改善すべきなのかが見えてきます。
採用は、最終的な入社から逆算して考えることが重要です。
媒体選定も採用計画の一部です
求人広告を出す時に、媒体選定を後回しにしてしまう会社もあります。
「とりあえずIndeedに出す」
「前回使った媒体に出す」
「営業担当にすすめられた媒体に出す」
こうした決め方が悪いわけではありません。ただ、採用ターゲットと媒体が合っていなければ、応募は出にくくなります。
正社員採用なのか。
アルバイト・パート採用なのか。
若手を採りたいのか。
経験者を採りたいのか。
主婦・主夫層に来てほしいのか。
学生アルバイトを採りたいのか。
ここによって、選ぶべき媒体は変わります。
媒体選定は、採用計画の中でも重要な部分です。どの媒体に出すかではなく、採用したい人がどこにいるのかを考える必要があります。
中小企業の場合の注意点
中小企業では、採用担当者が専任ではないケースも多いです。
そのため、採用計画は立派な資料にするよりも、実行できる内容にすることが大切です。
誰が応募対応をするのか。
何時間以内に連絡するのか。
面接候補日はいつ出すのか。
面接は誰が行うのか。
合否連絡は誰がするのか。
内定後のフォローは誰が行うのか。
ここまで決めておくと、応募が来た後の流れがスムーズになります。
特に応募後の対応は重要です。求職者は複数の会社に応募していることが多いため、連絡が遅いだけで他社に流れてしまうことがあります。採用担当者がいない会社ほど、応募が来た時の対応ルールを決めておくべきです。
また、中小企業では求人原稿に自社の魅力が出ていないことも多いです。大手企業のように知名度で勝負しづらいからこそ、会社の雰囲気、人間関係、教育体制、働きやすさ、社長や社員との距離感などをしっかり言語化する必要があります。
求人広告を出す前に整理すべき項目
求人広告を出す前には、最低限以下の項目を整理しておくと良いです。
| 項目 | 決める内容 |
|---|---|
| 採用職種 | どの職種を採用するのか |
| 採用人数 | 何人採用したいのか |
| 採用期限 | いつまでに入社してほしいのか |
| 採用理由 | 欠員補充なのか、増員なのか |
| 採用ターゲット | 未経験者、経験者、若手、主婦層など |
| 雇用形態 | 正社員、契約社員、アルバイト、パート |
| 採用予算 | 求人広告費や紹介手数料など |
| 使用媒体 | どの求人媒体を使うのか |
| 応募対応者 | 誰が応募者に連絡するのか |
| 面接担当者 | 誰が面接するのか |
| 採用基準 | 何を重視して判断するのか |
| 採用KPI | 応募数、面接数、内定数、入社数 |
この表を埋めるだけでも、求人広告の出し方は変わります。
まとめ
求人広告を出す前には、採用計画を決めることが大切です。
いつまでに採るのか。
どんな人を採るのか。
何人採るのか。
どの媒体を使うのか。
求人原稿で何を伝えるのか。
応募後は誰が対応するのか。
面接では何を見極めるのか。
ここを整理するだけでも、求人広告の内容や採用活動の進め方は大きく変わります。
採用計画がないまま求人広告を出すと、応募は来ても採用につながらない、採用してもミスマッチが起きる、社内で判断基準がズレるということが起こりやすくなります。
採用は、求人広告を出す前から始まっています。
採用計画や求人広告の出し方に悩んでいる企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
自社に合った採用の進め方を、一緒に整理していければと思います。