本記事のテーマに関連するサービスとして、株式会社ネオストナルでは採用支援サービスを提供しています。
採用担当者の仕事は、外から見るより細かいです。
求人原稿を作る。
媒体担当者とやり取りする。
応募者へ連絡する。
日程調整をする。
面接官に共有する。
合否連絡をする。
辞退理由を確認する。
月次レポートを作る。
経営層から質問されたら数字を出す。
これに加えて、総務、労務、教育、営業事務などを兼任している会社もあります。
採用がうまくいかない時、よく「もっと早く連絡しよう」「もっと丁寧に対応しよう」と言われます。正しいです。ただ、採用担当者の工数が限界に近い状態で、さらに頑張れと言っても長く続きません。
採用担当者の工数削減は、手を抜くことではありません。
採用成果に関係する業務に時間を使えるよう、ムダな作業や属人化した作業を減らすことです。
工数が増える原因は「都度対応」
採用担当者の工数が増える会社では、採用業務が都度対応になっています。
応募が来たら、その都度文面を作る。
面接候補日を、その都度面接官に聞く。
媒体レポートを、その都度ダウンロードする。
応募者一覧を、その都度作り直す。
現場から聞かれたら、その都度状況を調べる。
これでは、応募者が増えるほど工数も増えます。
採用担当者の工数を減らすには、「毎回考える業務」を減らすことが大切です。
まず見直すべき業務
採用担当者の工数削減では、次の業務から見直します。
| 業務 | 工数が増える原因 | 見直し方 |
|---|---|---|
| 応募受付 | 媒体ごとに確認している | 通知先・確認時間を統一する |
| 初回連絡 | 毎回文面を作っている | テンプレート化する |
| 面接調整 | 候補日を都度確認する | 面接枠を先に確保する |
| 面接官共有 | 応募者情報を毎回まとめる | 共有フォーマットを作る |
| 合否連絡 | 判断者確認で止まる | 判断期限を決める |
| レポート | 毎月ゼロから作る | KPI表を固定化する |
ポイントは、採用担当者が毎回ゼロから考えない状態を作ることです。
応募対応の工数を減らす
応募対応で工数がかかるのは、返信文面と追客です。
電話した。
出なかった。
メールした。
返信がない。
また電話する。
どこまで追ったか分からなくなる。
この状態を減らすには、連絡ルールを作ります。
応募当日：電話＋SMS。
翌日：メール。
2日後：再度SMS。
3日後：最終確認。
返信なしなら一旦保留。
このように決めておけば、担当者が迷いません。
アイデムの調査では、応募後に企業からの連絡が遅いと選考辞退を検討する人が42.4％でした。採用担当者の工数を減らしながらスピードを維持するには、連絡フローの標準化が重要です。
※この数値は応募者側の反応を示すもので、工数削減そのものの調査ではありません。ただ、応募後対応の遅れが選考辞退につながる可能性を考えると、連絡業務を仕組み化する意味は大きいです。
応募者対応を標準化する方法は『応募者対応の標準化とは？採用担当によって対応品質を変えない仕組み』で詳しく解説しています。
面接調整の工数を減らす
面接調整は、採用担当者の工数を大きく使います。
応募者に候補日を聞く。
面接官に確認する。
候補日が合わない。
再調整する。
会議室を押さえる。
面接案内を送る。
これを毎回やっていると、かなり時間がかかります。
対策は、面接枠を先に決めることです。
たとえば、毎週火曜・木曜の午後を一次面接枠にする。
アルバイト面接は平日16時〜18時に固定する。
社長面接は金曜午前にまとめる。
面接枠が決まっていれば、応募者にすぐ候補日を出せます。
面接官にも「採用のために空ける時間」として認識してもらいやすくなります。
面接設定の連絡フローの作り方は『面接設定率を上げるには？採用担当が整えるべき連絡フロー』で詳しく解説しています。
レポート業務は項目を固定する
月次レポートも工数がかかりやすい業務です。
毎月、応募数を集める。
媒体別にまとめる。
面接数を数える。
内定数を確認する。
費用を確認する。
前月比較を作る。
これを毎月ゼロから作ると大変です。
レポートは、項目を固定するべきです。
応募数。
面接設定数。
面接実施数。
内定数。
内定承諾数。
入社数。
媒体別費用。
入社単価。
辞退理由。
次月改善策。
この項目を毎月同じ形で見ることで、作成工数も減り、比較もしやすくなります。
月次レポートの作り方は『採用活動の月次レポートの作り方｜経営会議で伝えるべき採用指標』で詳しく解説しています。
ツール化する前にルール化する
工数削減というと、すぐに採用管理システムや自動化ツールを入れたくなります。
もちろん、ツールは有効です。
ただし、ルールがないままツールを入れても、運用は安定しません。
誰が応募確認するのか。
何時間以内に連絡するのか。
どのステータスを使うのか。
面接評価は誰が入力するのか。
辞退理由はどこに残すのか。
ここが決まってからツールを使う方が、工数削減につながります。
厚生労働省は、公正な採用選考のための社内体制として、責任の所在を明確にし、マニュアルやガイドラインで担当者に周知することの重要性を示しています。採用業務の工数削減でも、まず社内ルールを整えることが土台になります。
「採用AI・業務効率化」だけでなく、採用活動全体を見直したい場合は 採用設計・基盤構築支援 をご覧ください。
まとめ
採用担当者の工数を減らすには、担当者にもっと頑張ってもらうのではなく、採用業務の進め方を見直す必要があります。
応募対応はテンプレート化する。
面接候補日は先に押さえる。
応募者管理は一元化する。
面接官共有のフォーマットを作る。
月次レポートの項目を固定する。
ツール導入前に運用ルールを決める。
工数削減は、採用の質を下げるためではありません。
採用担当者が、本当に時間を使うべき候補者対応、現場調整、改善施策に集中するためのものです。
採用担当者が忙しすぎて応募対応が遅れている企業様は、まず「毎回ゼロからやっている業務」を洗い出してみてください。そこに、最初の改善余地があります。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当