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RPOを検討する会社が増えています。
採用担当者が足りない。
応募者対応が追いつかない。
スカウトを送りたいが時間がない。
複数媒体の管理が大変。
採用レポートを作る余裕がない。
面接調整だけでも外に出したい。
こうした状況では、RPOは有効な選択肢になります。
RPOとは、Recruitment Process Outsourcingの略で、採用業務の一部または全部を外部に委託する考え方です。日本では採用代行、採用アウトソーシングと呼ばれることもあります。
ただし、RPOはすべての会社に向いているわけではありません。
導入すべき会社もあれば、導入前に社内を整理した方がよい会社もあります。
RPOを導入すべき会社
RPOが向いているのは、採用業務の量が多く、社内だけでは対応しきれない会社です。
たとえば、次のような会社です。
| 状態 | RPOが向いている理由 |
|---|---|
| 応募者対応が追いつかない | 初回連絡や日程調整を外部化できる |
| 複数職種を同時募集している | 進捗管理の負担を減らせる |
| スカウト送信に時間が取れない | 候補者検索や送信業務を任せやすい |
| 面接調整が煩雑 | 面接官・候補者の調整工数を削減できる |
| 採用担当者が兼任 | 採用実務を補える |
| 採用繁忙期だけ人手が足りない | 一時的な業務増に対応できる |
採用担当者がやるべきことは多いです。
その中で、定型化できる業務や時間がかかる業務を外に出すことで、社内担当者は採用基準、現場調整、面接改善、内定者フォローなどに時間を使いやすくなります。
RPOを導入しても成果が出にくい会社
一方で、RPOを導入しても成果が出にくい会社もあります。
採用ターゲットが決まっていない。
採用要件が曖昧。
現場が面接に協力しない。
求人条件が市場と大きくズレている。
合否判断が遅い。
内定後の受け入れ体制がない。
外部に丸投げする前提で考えている。
この状態でRPOを入れても、実務は回るかもしれませんが、採用成果が出るとは限りません。
応募者対応を代行しても、求人内容が弱ければ応募は増えません。
スカウト送信を代行しても、採用要件が曖昧ならターゲットがズレます。
面接調整を代行しても、現場の合否判断が遅ければ候補者は離れます。
RPOは、採用の実務を補う仕組みです。採用戦略や採用基準がない状態を、自動で解決してくれるものではありません。
採用支援/コンサル・RPO・BPOの違いは『採用支援/コンサルとRPO・BPOの違い』で詳しく解説しています。
導入前に確認すべき判断基準
RPOを導入するかどうかは、次の観点で判断します。
| 判断項目 | 確認すること |
|---|---|
| 工数 | 何に時間がかかっているか |
| 採用課題 | 実務不足か、設計不足か |
| 社内体制 | 誰が判断し、誰が現場連携するか |
| 採用要件 | どんな人を採るか明確か |
| 業務範囲 | 何を外部に任せるか |
| 判断権限 | 合否や条件提示を誰が行うか |
| 費用対効果 | 外部化で何が改善するか |
| ノウハウ | 社内に何を残したいか |
RPOを入れる前に、まず「採用担当者が今どの業務に時間を使っているか」を棚卸しするとよいです。
応募対応に時間がかかっているのか。
面接調整なのか。
スカウト送信なのか。
媒体レポートなのか。
現場確認なのか。
ここが分かると、外部化すべき業務が見えてきます。
採用代行と採用コンサルの違いは『採用代行と採用コンサルの違い｜人事責任者が依頼前に整理すべきこと』で詳しく解説しています。
RPOに任せやすい業務・任せにくい業務
RPOに任せやすい業務と、社内で持つべき業務を分けることも重要です。
| RPOに任せやすい業務 | 理由 |
|---|---|
| 応募受付 | 定型化しやすい |
| 初回連絡 | スピード改善につながる |
| 面接日程調整 | 工数が大きい |
| スカウト送信 | 継続運用に時間がかかる |
| 応募者ステータス管理 | ルール化しやすい |
| レポート集計 | 項目が決まれば外部化しやすい |
| 社内で持つべき業務 | 理由 |
|---|---|
| 採用目的の決定 | 事業計画と関係する |
| 採用基準の決定 | 入社後活躍に関わる |
| 現場とのすり合わせ | 社内事情が必要 |
| 合否判断 | 会社の責任で行うべき |
| 内定者への本音の魅力づけ | 社内の言葉が必要 |
| 入社後受け入れ | 現場体制と直結する |
全部外に出すのではなく、外部に任せる業務と社内で持つ業務を分けることが大切です。
法的・実務的な注意点
RPOを使う場合、外部業者がどこまで応募者対応や選考に関わるかは確認が必要です。
厚生労働省は、求人者に代わって採用候補者を選定したり、求人者の判断によらず選考に関するメール返信等を行う場合、職業紹介に該当する場合があると示しています。RPOを導入する際は、候補者選定や合否判断、応募者への連絡の範囲を契約前に確認することが重要です。
特に中小企業では、「採用を全部任せたい」という相談になりがちです。
ただ、採用は会社の将来に関わる意思決定です。外部に任せる部分と、社内で判断する部分を明確にしておかないと、責任の所在が曖昧になります。
RPO導入後に見るべき数字
RPOを導入したら、効果測定も必要です。
応募後の初回連絡時間。
面接設定率。
面接実施率。
スカウト送信数。
返信率。
面談設定率。
内定数。
承諾数。
採用担当者の削減工数。
媒体別の入社数。
RPO導入の目的が工数削減なら、削減された時間を見ます。
採用成果改善なら、歩留まりや入社数を見ます。
スカウト運用なら、返信率だけでなく面談・応募・内定まで見ます。
工程別の歩留まりの見方は『採用歩留まりを改善するには？人事責任者が見るべき工程別KPI』で詳しく解説しています。
まとめ
RPOは、採用担当者の工数不足や応募者対応の遅れを補う有効な手段です。
ただし、すべての会社に向いているわけではありません。
採用要件が曖昧な会社。
現場協力がない会社。
合否判断が遅い会社。
外部に丸投げしたいだけの会社。
この状態では、RPOを導入しても成果が出にくくなります。
導入前に見るべきなのは、採用課題が「実務不足」なのか「設計不足」なのかです。
実務が回っていないならRPOは有効です。
採用方針や基準が決まっていないなら、まず設計を整えるべきです。
RPOを検討している企業様は、最初に採用業務を棚卸しし、外部に任せる業務と社内で持つ業務を分けてみてください。そこが明確になると、RPOを導入すべきかどうか判断しやすくなります。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当