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毎月集まっている。
応募数も報告している。
媒体別の数字も見ている。
現場からも意見を聞いている。
それでも、会議が終わると「また来月様子を見ましょう」で終わる。
この状態は、採用会議の設計に問題があるかもしれません。
採用会議は、応募数を報告する場ではありません。採用活動のどこで止まっているかを確認し、次に何を変えるかを決める場です。
会議で意思決定ができていないと、求人媒体を変えるタイミングも、条件を見直すタイミングも、現場に協力を求めるタイミングも遅れます。
採用会議でやってはいけないこと
採用会議でよくあるのが、数字の読み上げだけで終わるパターンです。
今月の応募は20件でした。
面接は5件でした。
内定は1件でした。
来月も継続します。
これでは、採用改善にはつながりません。
数字は大切です。
ただ、数字は話し合いの材料です。
大切なのは、数字を見て何を判断するかです。
応募が足りないなら、媒体や求人原稿をどう変えるのか。
面接設定率が低いなら、応募後対応をどう変えるのか。
内定率が低いなら、採用基準や面接内容をどう見直すのか。
内定辞退が多いなら、条件提示やオファー面談をどう改善するのか。
採用会議では、必ず次のアクションまで決める必要があります。
採用会議で見るべき基本議題
採用会議の議題は、毎回大きく変えない方がよいです。
基本の型を決めておくと、会議がブレません。
| 議題 | 話す内容 |
|---|---|
| 採用目標 | 何人必要で、現在どこまで進んでいるか |
| 応募状況 | 職種別・媒体別の応募数 |
| 歩留まり | 面接設定率、実施率、内定率、承諾率 |
| 辞退理由 | どの段階で、なぜ辞退されたか |
| 現場課題 | 面接枠、評価、受け入れ体制 |
| 競合状況 | 条件や訴求で負けていないか |
| 次月施策 | 何を変えるか、誰が担当するか |
| 判断事項 | 予算、条件変更、媒体変更、人材紹介活用 |
この中で特に大切なのは、最後の「判断事項」です。
採用会議は、状況共有だけでは弱いです。経営層や現場責任者が参加するなら、何を決めてほしいのかを明確にします。
会議前に準備する資料
採用会議の質は、事前準備で決まります。
会議中に数字を探していると、それだけで時間が過ぎます。
最低限、次の資料は用意しておくとよいです。
職種別の採用目標と進捗。
媒体別の応募・面接・内定・入社数。
歩留まり表。
辞退理由一覧。
求人原稿の変更履歴。
競合求人の比較。
来月の改善案。
採用会議は、感覚ではなく事実をもとに話すことが大切です。
経営会議向けの月次レポートの作り方は『採用活動の月次レポートの作り方｜経営会議で伝えるべき採用指標』で詳しく解説しています。
求人市場では、2026年7月時点でも有効求人倍率が1.18倍と公表されており、求人が求職者より多い状況が続いています。採用会議でも「頑張る」ではなく、市場環境を踏まえてどの工程を改善するかを話す必要があります。
応募数よりも歩留まりを見る
採用会議では、応募数ばかり見ない方がよいです。
応募が少ないなら、もちろん改善が必要です。
ただ、応募数だけでは採用活動のどこが悪いか分かりません。
見るべきなのは、応募から入社までの歩留まりです。
応募数。
面接設定数。
面接実施数。
内定数。
内定承諾数。
入社数。
この流れを見れば、どこで人が減っているかが分かります。
たとえば、応募はあるのに面接設定が少ないなら、応募後対応の議題にします。面接はできているのに内定が出ないなら、採用要件や面接基準の議題にします。内定辞退が多いなら、オファー面談や条件提示を議題にします。
工程別の歩留まりKPIの見方と改善の進め方は『採用歩留まりを改善するには？人事責任者が見るべき工程別KPI』で詳しく解説しています。
現場に聞くべきこと
採用会議では、現場からの意見も必要です。
ただし、「どうですか」と聞くだけでは、抽象的な話になりがちです。
現場には、具体的に聞きます。
今回面接した人は、どの条件が合いませんでしたか。
求人内容と実際の仕事でズレている部分はありますか。
面接で確認しきれていないことはありますか。
入社後に教えられることと、入社時点で必要なことは何ですか。
面接枠を増やすことはできますか。
内定者に伝えるべき現場の魅力は何ですか。
このように聞くと、現場の感覚を採用改善に使いやすくなります。
厚生労働省は、採用選考では職務遂行に必要な適性・能力を評価する観点から、あらかじめ質問項目や評価基準を決めておくことが重要だと示しています。採用会議でも、現場の評価を感想で終わらせず、基準に落とし込むことが必要です。
会議後に決めるべきこと
採用会議で一番大切なのは、会議後に何をするかです。
会議の最後に、次の4つを決めます。
何を変えるか。
誰が担当するか。
いつまでにやるか。
次回どの数字で確認するか。
たとえば、
求人タイトルを変更する。
応募後の初回連絡を当日中にする。
面接候補日を週3枠確保する。
現場面接後の評価を当日中に返す。
内定者にはオファー面談を必ず行う。
このように、行動に落とします。
経営層に説明できる採用KPIの決め方は『採用KPIの決め方｜人事責任者が経営層に説明できる数字の作り方』で詳しく解説しています。
「採用戦略・ブランディング」だけでなく、採用活動全体を見直したい場合は 採用設計・基盤構築支援 をご覧ください。
まとめ
採用会議は、応募数を報告するだけの場ではありません。
採用目標に対して進んでいるか。
どの工程で止まっているか。
現場と人事の認識は合っているか。
次に何を変えるか。
経営層に何を判断してもらうか。
ここを話す場です。
採用会議を改善したい企業様は、まず議題を固定してみてください。応募数、歩留まり、辞退理由、現場課題、次月施策、判断事項。この流れで話すだけでも、会議は単なる報告から改善の場に変わります。
参考データ
この記事を書いた人
宮原健太
役職：代表取締役
経験：約4年間、求人広告代理店にて営業・広告運用・制作業務、および採用RPO・BPO業務に従事。大手〜中小企業など幅広く100社ほどの企業の採用を担当